Webes adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő és a tájékoztató hatálya

Az Air Con Energy Kft. a hoszivattyu.info.hu honlap üzemeltetője és az itt leírt webes adatkezelések adatkezelője. Címe: 8000 Székesfehérvár, Széchenyi utca 94. Ügyfélkapcsolati és adatvédelmi megkeresések: info@airconenergy.hu.

Ez a tájékoztató a honlap használatára, az ajánlatkérő és konzultációs űrlapokra, valamint az ezekhez kapcsolódó e-mailes ügyintézésre vonatkozik. A külön szerződéses, számviteli vagy munkavállalói adatkezelést nem helyettesíti.

2. A megkeresések adatai és útja

Az űrlapokon a név és az e-mail-cím megadása kötelező. Az üzenet és az adott űrlapon elérhető további mezők kitöltése önkéntes. A kérdés megválaszolásához szükséges épület- és készülékadatokat is kezeljük, ha azokat a megkeresésben megadja. A kötelező adatok nélkül az űrlap nem küldhető be; azok a válaszadáshoz szükségesek.

Az új beérkező üzenetek mellett csak az ügyintézéshez szükséges technikai azonosítót, dátumot, időpontot és oldalazonosítót tároljuk. Az IP-címet, böngészőleírást és az oldal szerzőjének adatait nem másoljuk az új üzenetek technikai metaadatai közé. A webes kiszolgálás külön biztonsági naplózással járhat, amelyről a 6. pont tájékoztat. Különleges adatot, okmánymásolatot és a feladathoz nem szükséges személyes adatot kérjük, ne küldjön.

A megkeresést a honlap belső üzenettára és kapcsolati címjegyzéke is tárolja, és e-mailben is megkapjuk. A levelezésnek a Sybell postafiókján kívül Outlookban vagy más levelezési, archiválási helyen is lehet példánya. Ugyanaz a megőrzési és törlési rend minden ilyen példányra kiterjed.

3. Az adatkezelés célja és jogalapja

Magánszemély saját ajánlatkérése, szerződésének előkészítése: a szükséges adatok kezelésének jogalapja a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja, ha az intézkedés az érintett kérésére, a vele tervezett szerződés megkötése előtt történik.

Általános szakmai érdeklődés és céges kapcsolattartás: a jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja. Jogos érdekünk a hozzánk intézett megkeresés megválaszolása és a szükséges üzleti egyeztetés. Az adatokat erre a célra korlátozzuk; a jogos érdeken alapuló kezelés ellen az érintett saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat.

Az űrlap beküldése nem marketing-hozzájárulás. A megkeresési adatokat ezen az alapon nem használjuk hírlevélre vagy hirdetési célközönség összeállítására.

4. A megkeresések megőrzési ideje

A lezárt általános megkeresések adatait a válaszadási és egyeztetési cél teljesüléséig, de legfeljebb az adott üzenet beérkezésétől számított két évig kezeljük. Ez felső határ: a szükségtelenné vált adat korábban is törölhető. Egy újabb, más tárgyú megkeresés a régi üzenet megőrzési idejét nem indítja újra.

A belső üzenettári rekordot, a hozzá tartozó adatmezőket és a kizárólag lejárt üzenetekhez kötődő címjegyzéki adatot együtt kell törölni. A postafiókban, levelezőprogramban vagy más archívumban lévő példányokat külön is figyelembe vesszük.

Ha szerződés, panasz, jótállási ügy, számviteli kötelezettség vagy konkrét jogi igény miatt további adatkezelés szükséges, kizárólag az adott ügyhöz indokolt adatok külön megőrzése történhet. Ennek célját, jogalapját és határidejét az adott ügy szerint határozzuk meg; ez nem indokolja az általános üzenettár korlátlan megőrzését.

5. Hozzáférők és közreműködők

A megkeresésekhez a feladatuk szerint jogosult munkatársaink és a szükséges technikai szolgáltatók férhetnek hozzá. A tárhelyet és a levelezést a Sybell Informatika Kft. biztosítja (1138 Budapest, Tomori utca 34. 2. emelet). Szolgáltatói tájékoztatás: Sybell adatvédelem.

A Nova-Audit Kft. és a Szabolcs és Társa Kft. a könyveléshez kapcsolódó feladatokban érintett. Általános honlapüzemeltetőként nem járnak el; csak az adott könyvelési feladathoz szükséges adatkör juthat el hozzájuk.

Az Outlook levelezőprogram használata önmagában nem jelenti, hogy Microsoft-felhőszolgáltatásba továbbítjuk a leveleket. Az adatok kezelését a ténylegesen használt postafiók, szinkronizálás és archiválás szerint kell megítélni.

6. Műszaki naplók és biztonsági mentések

A honlap biztonságos működésének, a hibák és visszaélések feltárásának céljából technikai adatokat naplózunk. Ide tartozhat az IP-cím, az időpont, a kért oldal, a böngésző jellemzői és a bejelentkezett kezelők művelete. A jogalap a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerinti, a rendszer védelméhez fűződő jogos érdek.

A honlap alkalmazásszintű biztonsági eseménynaplójának beállított megőrzése három hónap. A cPanelben elérhető havi nyers hozzáférési archívumok közül az előző hónap állományai a következő hónap végén törlődnek; így az aktuális és az előző naptári hónap archívuma maradhat meg. Ez a rend nem azonos a tárhelyszolgáltató valamennyi belső naplójának rendjével.

A mentések célja a működés helyreállítása. Korlátozott hozzáféréssel kezeljük őket, és nem használjuk aktív ügyintézésre vagy marketingre. A Sybell Backuply rendszeréhez közzétett rotáció hét napra visszamenőleg napi, öt hétre visszamenőleg heti mentéseket ír le. A visszaállítási pontok a szolgáltatói rotáció szerint cserélődnek; a mentésből való egyedi törlés nem azonos az aktív adatbázisból való törléssel. Forrás: Sybell Backuply tájékoztató.

Az eseti, saját fejlesztési és törlés előtti másolatok csak helyreállítási célból, a művelet ellenőrzéséhez szükséges ideig kezelhetők. A kijelölt felelős ezek szükségességét legkésőbb a létrehozástól számított 30. napon felülvizsgálja, és intézkedik a szükségtelen példányok megszüntetéséről. Ez saját felülvizsgálati határidő, nem a Sybell összes mentésére vonatkozó törlési ígéret. Régi mentés visszaállításakor a közben végrehajtott adatvédelmi törléseket a rendes használat előtt ismét alkalmazni kell.

7. Sütik, videók és tervezett kampánymérés

A honlap új változatában Google Analytics-, Google Ads-, Meta- és LinkedIn-alapú látogatókövetés nem indul. Egy jövőbeli marketingkampány önmagában nem jogosít fel a követés elindítására. Az ilyen eszközök bevezetésekor külön tájékoztatás és a szükséges előzetes hozzájárulás szükséges; az elutasítás nem akadályozhatja a kapcsolatfelvételt.

A biztonságos működéshez és az adminisztrátori bejelentkezéshez szükséges technikai tárolást az adott funkcióhoz használjuk. A szükségesség nem jelent általános felmentést a személyes adatok védelmére vonatkozó szabályok alól.

A YouTube-videó az új oldalon a felhasználó lejátszási művelete után töltődik be. Ekkor a YouTube/Google megismerheti például az IP-címet, a böngésző adatait és a megnyitott videót, és saját tárolási technológiákat alkalmazhat. A videó használata önkéntes, az ajánlatkérésnek nem feltétele. Szolgáltatói tájékoztató: Google adatvédelem. A szolgáltató nemzetközi adatkezelésére az ott közölt feltételek és garanciák vonatkoznak.

8. Az érintett jogai és a kérelmek intézése

A GDPR feltételei szerint kérhet tájékoztatást és hozzáférést, helyesbítést, törlést, illetve az adatkezelés korlátozását. Az adathordozhatóság a hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizált adatkezelés jogszabályban meghatározott eseteiben alkalmazható. A jogos érdeken alapuló kezelés ellen saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat.

Hozzájáruláson alapuló adatkezelésnél a hozzájárulás bármikor visszavonható, a korábbi jogszerűség érintése nélkül. A megkeresés kezelését és az önkéntes külső funkciók használatát külön kezeljük. A honlap ajánlatkérési folyamatában nincs kizárólag automatizált, joghatással vagy hasonló jelentős hatással járó döntéshozatal.

Kérelmét az info@airconenergy.hu címre küldheti. Indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint egy hónapon belül tájékoztatást adunk az intézkedésről. Indokolt összetettség vagy a kérelmek száma esetén a határidő további két hónappal meghosszabbítható; erről és az okról az első hónapon belül tájékoztatjuk. Kétség esetén csak az azonosításhoz szükséges további információt kérjük.

Panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál, és bírósági jogorvoslatot is igénybe vehet. A hatóság hivatalos oldala: naih.hu. Jogi alap: az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (GDPR).